Effizienzsteigerung durch Büroautomation

In vielen Unternehmen wird die Büroarbeit heute mit Word für Windows, Excel und einer Adressenverwaltung erledigt. Leider zeigt die Praxis immer wieder, dass dabei Potentiale, welche die Programme bereitstellen, nicht genutzt werden. Dies betrifft zum einen die Arbeit innerhalb der genannten Programme (in 95% der Zeit kommen nur 5% der Funktionen zum Einsatz), zum anderen das Zusammenspiel der Programme untereinander.

Deshalb entwickeln wir seit 1992 Lösungen, die es Ihnen ermöglichen, einen Grossteil der Funktionen zu nutzen, ohne zum Software-Spezialisten werden zu müssen. Heutige Programme verfügen über Automatismen (Serienbriefe, Dokumentvorlagen, Formatvorlagen, Textbausteine, etc.) und interne Programmiersprachen, mit denen wiederkehrende Tätigkeiten und ganze Abfolgen von Befehlen voll automatisiert werden können. Dazu zählen etwa das Einstellen von Ablageorten zum Öffnen oder Speichern von Dokumenten, die Vergabe von Dateinamen oder das Einfügen von Absenderangaben in einen Brief oder in ein Fax. Ebenso automatisiert werden können Abläufe zwischen den Programmen, indem sie sich wechselseitig 'fernsteuern'. So kann die Adressenverwaltung veranlasst werden, Word für Windows zu starten, dort einen neuen Brief anzulegen und zu speichern. Manche Adressverwaltungen können nacheinander verschiedene Positionen in einem Word für Windows-Dokument (Brief, Vertrag, etc.) ansteuern und dort die gewünschten Adressdaten einsetzen.

Da dies alles blitzschnell abläuft, werden bei jedem neuen Dokument ein paar Minuten eingespart, was sich schnell zu Zeiteinsparungen von über einer Stunde pro Tag und Arbeitsplatz kumuliert.

Häufig geht aber auch viel Zeit während der Arbeit am Computer verloren, weil die Ablage (Hierarchie von Verzeichnissen und Unterverzeichnissen) nicht optimal aufgebaut oder weil die Windows-Oberfläche völlig unüber-sichtlich geworden ist (der Hintergrund von Windows ist mit Startsymbolen überfrachtet, im Start-Menü gibt es lange Listen von Programmaufrufen).

Die ständige Suche nach Startsymbolen und Programm-Aufrufen kann völlig wegfallen, wenn Windows entsprechend konfiguriert wird. Kleine Änderungen haben grosse Auswirkungen...

Setzen Sie unser Wissen gewinnbringend für Ihr Unternehmen ein, wenn Effizienzsteigerungen auf der Basis der vorhandenen EDV-Infrastruktur ein Thema für Sie sind. Sie werden erstaunt sein, welche Zeit- und Kosteneinsparungen durch eine bessere Nutzung der im Einsatz befindlichen Mittel auch in Ihrem Unternehmen noch zu erzielen sind. Im Bedarfsfall unterstützen wir Sie über die Beratung hinaus bei der Umsetzung der Analyseergebnisse in effizienzsteigernde Lösungen, angefangen bei der Erstellung von Dokumentvorlagen in Word für Windows und Excel über die Anpassung und Implementierung fertiger Lösungen bis hin zur Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter.